Erfolgsgeschichte: APM Property Management transformiert Abläufe mit HubSpot
Von Mathias Knops |
Oct 1, 2024 10:57:28 AM |
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Hintergrund:
APM Property Management, ein führendes Immobilienverwaltungsunternehmen, betreut ein umfangreiches Portfolio an Gewerbe- und Wohnimmobilien. Mit dem Wachstum ihrer Geschäftstätigkeit wurde die Verwaltung der Kommunikation mit Mietern, die Verfolgung von Mietverträgen und die Bearbeitung von Serviceanfragen zunehmend komplexer. APM benötigte eine Lösung, die ihre Kommunikation und Arbeitsabläufe in den Abteilungen Vertrieb, Marketing und Service optimieren konnte.
Herausforderung:
Mit einer wachsenden Anzahl von Mietern und Immobilien kämpfte APM Property Management mit manuellen Prozessen, was die Nachverfolgung wichtiger Abläufe erschwerte. Die Kommunikation mit Mietern für Updates oder Bekanntmachungen war zeitaufwändig, das Management von Mietvertragsdetails wie Fälligkeitsdaten und Immobiliengrößen war mühsam, und die Verfolgung von Serviceanfragen für Reparaturen oder Erweiterungen fehlte an Transparenz und Koordination.
Lösung:
APM Property Management entschied sich für die Implementierung von HubSpot’s Marketing Hub, Sales Hub und Service Hub, um ein integriertes System zu schaffen, das die Arbeitsabläufe in ihren Abteilungen optimiert.
Marketing Hub für Mieterkommunikation: APM nutzt HubSpot's Marketing Hub, um Rundschreiben und Updates an Mieter zu senden. Ob es sich um die Benachrichtigung der Mieter über bevorstehende Wartungsarbeiten oder Änderungen der Hausregeln handelt, das Marketingteam kann nun problemlos segmentierte E-Mail-Listen erstellen und personalisierte Nachrichten versenden. Die automatisierten Workflows und Vorlagen für Rundschreiben haben den manuellen Aufwand erheblich reduziert und die rechtzeitige und konsistente Kommunikation verbessert.
Sales Hub für Mietvertragsmanagement: Mit dem Sales Hub von HubSpot kann APM wichtige Details zu Mietverträgen wie Vertragsablaufdaten, Immobiliengrößen und Zahlungstermine verwalten. Der Mietprozess ist nun automatisiert, wodurch das Vertriebsteam proaktiv Verlängerungen verfolgen kann. HubSpot's CRM verfolgt die Leasinghistorie jedes Mieters, was es APM ermöglicht, Beziehungen besser zu pflegen und Verlängerungen gezielt zu planen.
Service Hub für Wartungsanfragen: Der Service Hub ermöglicht es APM, Servicefälle wie Klimaanlagenerweiterungen, Reparaturen und andere Wartungsanfragen zu verfolgen und zu verwalten. Sobald ein Mieter eine Serviceanfrage einreicht, wird diese automatisch als Fall in HubSpot erfasst, was dem Serviceteam die Zuweisung von Technikern und die Überwachung des Fortschritts erleichtert. Das Ticketsystem von HubSpot stellt sicher, dass keine Anfrage unbeachtet bleibt und rechtzeitig bearbeitet wird.
Ergebnisse:
Verbesserte Kommunikationseffizienz: APM konnte die Zeit, die für die Kommunikation mit Mietern aufgewendet wurde, um 40 % reduzieren und sicherstellen, dass wichtige Updates und Rundschreiben schneller und genauer versendet werden.
Effizienteres Mietvertragsmanagement: Die automatisierte Nachverfolgung von Mietvertragsdetails hat dem Vertriebsteam geholfen, die Anzahl der verpassten Verlängerungen um 25 % zu reduzieren. Das zentrale CRM-System von HubSpot bietet zudem wertvolle Einblicke in jeden Mieter, wodurch personalisierte Nachverfolgungen und bessere Kundenbeziehungen möglich werden.
Optimierte Serviceprozesse: Mit dem Fallverfolgungssystem des Service Hub konnte APM die Bearbeitungszeit von Serviceanfragen um 30 % verkürzen, sodass Reparaturen und Wartungsarbeiten schneller und effizienter durchgeführt werden.
Fazit:
Durch die Implementierung von HubSpot’s Marketing Hub, Sales Hub und Service Hub konnte APM Property Management seine Abläufe optimieren, die Kommunikation mit Mietern verbessern, Mietverträge effizienter verwalten und Servicefälle nahtlos verfolgen. Diese Transformation hat APM befähigt, sich auf die Bereitstellung erstklassiger Dienstleistungen zu konzentrieren und seinen Ruf als zuverlässiges Immobilienverwaltungsunternehmen weiter zu festigen.
